☼
اتخاذ القرارات والعملية الإدارية
Ø
تعريفات اتخاذ القرارات
-
الإدارة هي اتخاذ قرارات (اتخاذ القرارات هي صلب العملية الإدارية ).
-
جميع المستويات الإدارية تتخذ قرارات من أجل تحقيق هدف المنشأة .
-
تعتبر وظيفة اتخاذ القرار هي جوهر ومحور العملية الإدارية فلا فائدة للتخطيط
والتنظيم والرقابة بلا وظيفة اتخاذ القرار .
Ø
أنواع القرارات
1-
قرارات طويلة الأجل .
2-
قرارات قصيرة الأجل .
3-
قرارات فورية وسريعة وقرارات تحتاج لفكر وروية .
4-
قرارات فردية وقرارات جماعية .
5-
قرارات إستراتيجية وقرارات خاصة بالأهداف .
6-
قرارات تنظيمية وقرارات إدارية .
7-
قرارات مبرمجة وقرارات غير مبرمجة .
* قرارات مبرمجة :
قرارات تتخذ بشكل روتيني وبشكل متكرر في مواقف معينة .
* قرارات غير مبرمجة
: قرارات تتخذ في ظل عدم التأكد وتتحمل مخاطر عالية .
Ø
مصادر عدم التأكد في القرارات غير المبرمجة .
ü
الوقت والتكاليف ويعتبران محددان لجمع معلومات كافية .
ü
عوامل اجتماعية وسياسية .
ü
الظروف البيئية .
ü
التغيرات السريعة في التقنية .
|
مقارنه بين القرارات المبرمجة و
القرارات غير المبرمجة
|
|
نوع المقارنة
|
القرارات المبرمجة
|
القرارات غير المبرمجة
|
|
طبيعة المهمة
|
واضحة
|
غير واضحة
|
|
توفر المعلومات
|
متوفرة
|
محدودة
|
|
توفر البدائل
|
متعددة
|
نادرة / محدودة
|
|
المستوى الإداري لمتخذي
القرار
|
الوسطى والدنيا
|
الإدارة العليا
|
|
درجة المخاطرة
|
قليله
|
كثيرة
|
|
الاعتماد على القواعد
والإجراءات
|
دائماً
|
نادراً
|
Ø
خطوات اتخاذ القرار:.
1.
تحديد المشكلة ( تشخيص المشكلة ).
2.
جمع المعلومات .
3.
طرح البدائل واختيار البديل المناسب .
4.
تنفيذ الحل .
5.
متابعة تنفيذ الحل .
المعلومات
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
|
|
|
ذاتيه
(معلومات تصف آرائنا)
|
|
|
موضوعية
(معلومات عن الأطراف
الداخلة في المشكلة)
|
|
|
(متعلقة
بالمعلومات السابقة)
|
|
|
|
Ø
الأسلوب الجماعي في اتخاذ القرارات
ù
من أسباب الاعتماد على الأسلوب الجماعي ما يلي
1.
الإبداع : فالمشاركة تؤدي إلي توليد الأفكار وطرح
البدائل .
2.
الالتزام بالتنفيذ .
3. المعلومات : فرئيس
الوحدة لا يملك لوحدة جميع المعلومات في المشكلة الجماعية في اتخاذ القرار يؤدي
إلي توفير كم هائل من المعلومات .
*
الإيجابيات / المزايا في الأسلوب الجماعي
T
التأكيد على مبدأ الشورى .
T
طرح أكثر من بديل .
T
القبول (الالتزام بالتنفيذ) .
T
رفع الروح المعنوية .
T
الوصول إلي قرارات أفضل .
*
السـلبيات في الأسلوب الجماعي
T
استهلاك الوقت .
T
تستتب المسؤولية .
T
الهيمنة من قبل بعض الأعضاء .
☼
التنظيم
×
تعريفات التنظيم
التعريف الأول
هو نظام ينسق
العلاقات الإدارية ويحدد الوظائف ويكون العمليات الإدارية .
التعريف الثاني
توزيع المسؤوليات
والتنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق أكبر قدر ممكن من الأهداف المرجوة .
×
عناصر التنظيم
1.
تحديد الأهداف وتحديد النشاطات المطلوب تحقيقها .
2.
تصنيف وتقسيم الأعمال (تجميع الأعمال المطلوبة
وتحديد
المتشابه فيها في تخصص واحد).
3.
تحديد مواصفات ومؤهلات العاملين .
4.
تحديد المسؤوليات والسلطات واختيار العاملين المناسبين .
5.
وضع العناصر السابقة في خريطة تنظيمية .
×
أهداف التنظيم
أ-
وضع الإطار العام لتنفيذ الخطط والبرامج المختلفة لتحقيق
هدف معين .
ب- تجميع المصادر اللازمة
لتحقيق هذا الهدف .
ج- وضوح الإجراءات
والقواعد اللازمة لتحويل المصادر إلى الإنتاج .
د- إيجاد التوازن بين
الأهداف والمصادر والنتائج باستخدام الأسلوب الأمثل .
×
مواصفات التنظيم الإداري الناجح
1.
التغطية الشاملة عدم إهمال أي وظيفة بدون مسئول .
2.
الوضوح أن يعرف كل شخص واجباته وصلاحياته .
3.
التوازن بين الصلاحيات المخولة للشخص ومسؤولياته .
×
أنواع التنظيم
أولاً / التنظيم
الرسمي : هو التنظيم الذي يحدد العلاقات والمستويات الإدارية للأعمال التي يقوم
بها الأفراد والجماعات وتوزيع المسؤوليات والواجبات بطريقة تسمح بأداء العمل في كل
وحدة إدارية .
ثانياً / التنظيم غير
الرسمي : هو مجموعة من العلاقات التي تنشأ وتستمرين العاملين بسبب وجودهم في مكان
واحد للعمل واشتراكهم في مشكلات وأهداف متشابهه .
|
التنظيم الرسمي
|
التنظيم غير الرسمي
|
|
ينتج من الأهداف
والمهام الرسمية
|
ينتج من تجمع
الأفراد داخل المنظمة
|
|
أهداف التنظيم
الرسمي تحقق بكفاءة عاليه
|
الأهداف تحقق إشباع
الفرد
|
|
هدف الفرد تأدية
العمل
|
هدف الفرد إشباع
حاجة ماديه ومعنوية
|
|
طبيعة العلاقة
رسميه إداريه
|
طبيعة العلاقة اجتماعيه
|
|
الاتصالات تتم وفق
شكل هرمي
|
الاتصالات تتم وفق تأثير
النفوذ
|
×
مبادئ التنظيم
مبادئ التنظيم
هي الأسس والتوجيهات
التي يفضل الاسترشاد بها عند تصميم الهيكل التنظيمي للمؤسسة وبيان كل وحده إدارية
،والتنظيم عدة مبادئ وهي كما يلي :
ç
المبدأ الأول
( مبدأ الهدف
) أي لابد من وضوح الهدف والغاية وهذا بدورة يؤدي إلي تنمية الخطط وتركيز جهود
الأفراد .
ç
المبدأ الثاني
(مبدأ
الوظيفة) أي أن على التنظيم مراعاة متطلبات وصلاحيات الوظيفة ومسؤولياتها بغض
النظر عن الشخص الذي يشغل هذه الوظيفة .
ç
المبدأ الثالث
(مبدأ
التخصيص وتقسيم العمل) أي تخصص أجزاء معينة من عمل معين بين عدد معين من أعضاء
التنظيم بدلاً من أن يقوم شخص واحد بعدة أعمال ،فتقوم بتقسيم الأعمال إلى أعمال
فرعية وبعدها إسناد كل وظيفة لشخص معين مما يؤدي إلى أداء العمل بنشاط أكبر.
ç
المبدأ الرابع
(مبدأ وحدة
القيادة) لابد أن يتلقى المرؤوسين والموظفين الأوامر والتوجيهات من شخص واحد لأن
ذلك يضمن تحديد المسؤولية وتوحيد جهود العاملين .
ç
المبدأ الخامس
(مبدأ نطاق
الأشراف) عدد العاملين الذي يُشرف عليهم مدير واحد يختلف العدد
من وحده لأخرى .
ç
المبدأ السادس
(مبدأ تساوي
السلطة "الصلاحية" والمسؤولية)
تعريف السلطة :
الصلاحيات المخولة لشغل الوظيفة وتتضمن حق إصدار الأوامر والتعليمات وحق اتخاذ
القرارات في حدود معينة .
تعريف المسؤولية :
محاسبة الآخرين على أداء الأعمال والوظائف .
ç
المبدأ السابع
(مبدأ
المركزية واللامركزية)
المـركـزيـة : نقل
سلطة القرار وتركيز الحجم الأكبر من السلطة للإدارة العلياء .
اللامركزية : نقل
سلطة القرار وممارستها من المستويات الإدارية العليا إلى الدنيا .
ç
المبدأ الثامن
(مبدأ تفويض
السلطة) يجب أن تكون السلطة المفوضة للموظف تتناسب مع مقدرته .
ç
المبدأ التاسع
(مبدأ
التنسيق) العمل على توفيق وتحقيق الانسجام بين الوحدات الإدارية المختلفة لأداء
الأعمال وتحقيق الأهداف .
ç
المبدأ العاشر
(مبدأ
المرونة) أي أن يكون التنظيم مرناً قابلاً للتغير مع المتغيرات الداخلية والخارجية
التي تحيط بالمنظمة .
×
خصائص التنظيم الفعال
التنظيم الفعال : هو
الذي يساعد المنظمة على تحقيق أهدافها بأقل التكاليف
وخصائصه هي كما يلي :
|
1-
تخفيف التكاليف .
|
3-
التطوير والأبدع .
|
|
2-
التنسيق بين كافة الوحدات .
|
4-
تنمية وتفعيل الرقابة الذاتية للفرد .
|
�
الهيكل التنظيمي
النموذج الذي يعكس
طبيعة التعامل والتنسيق المصمم من قبل الإدارة وذلك من أجل الرابط بين المهام في
المنظمة وذلك لتحقيق أهداف المنظمة.
�
عناصر الهيكل التنظيمي
1.
تحديد المهام والمسؤوليات .
2.
تجميع المراكز الوظيفية للعاملين على شكل وحدة إدارية .
3.
آليات وسبل التنسيق بين الوحدات المختلفة.
�
الخريطة التنظيمية
الخريطة التنظيمية : هي عبارة عن رسم بياني
يصور لنا الخطوط العريضة للهيكل التنظيمي ، وتبين الخريطة التنظيمية ما يلي :
أ-الوظائف الرئيسية في المنظمة .
ب-علاقات المسؤولية .
ج-قنوات الاتصال الرسمية .
�
الدليل التنظيمي
هو وثيقة تفسيرية
للهيكل التنظيمي فهو يعطي تفصيلاً لجميع الأنشطة داخل المؤسسة والأعمال التي تتم
داخل الخريطة التنظيمية.
ويتضمن ما يلي :
(1)
السبب وراء إعداد هذا الدليل وأهميته للشركة .
(2)
نبذه تاريخية عن المنظمة (نشأتها ، أهدافها ، وانجازاتها
.. ).
(3)
الهيكل التنظيمي .
(4)
الخارطة التنظيمية .
(5)
وصف مهام الوحدات الإدارية .
☼
التنسيق
تعريف التنسيق
الترتيب المنظم لجهود
وأعمال الأفراد داخل المنظمة لكي توجد الجهود في التصرف والتنفيذ لتحقيق الهدف
المنشود .
ويتعلق التنسيق بالنواحي التالية:
·
مقدار الجهود التي تبذل من ناحية الكم والنوع .
·
توقيت هذه الجهود .
·
توجيه وتحديد الاتجاه الذي ستسلكه .
·
سبب الحاجة إلي التنسيق :لاختلاف أفهام الناس واختلاف
قدرتهم على تفسير القرارات المختلفة .
ملاحظات على التنسيق ومضمونه :
-
التنسيق مسؤولية المدير ولا تنفك بأي حال عن الوظائف
الأخرى .
-
يهدف التنسيق إلي منع التشابك والتداخل في أداء المهام والوظائف.
-
التنسيق وسيلة لتحقيق أهداف المنشأة بكفاءة، وغاية حينما
ينظر إلية كأساس في بناء وتنظيم المؤسسة.
-
التنسيق يطبق على الأفراد والجماعات .
-
التأكيد على وحدة الجهود: أن الإداري أو المدير يعد
توقيتاً لكل جهد من الجهود الأفراد لكي تسير بشكل متجانس.
-
عدم الخلط بين التنسيق والتعاون .
-
الأفراد لا يمكن أن يحققوا التنسيق بأنفسهم لكن يمكن أن
يتعاونوا
-
التنسيق لا يمكن أن يحدث بمحض الصدفة بخلاف التعاون
-
التنسيق أشمل وأعم من التعاون
-
التنسيق عملية مستمرة دائمة .
شمولية وظيفة التنسيق
كل مدير مسئول عن
قسمة وعن مجموعته ( التنسيق مسؤولية الفرد والجماعة ) التفاعل بين الوحدات الإدارية
يتم في إطار تنسيقي
مثلاً :. إدارة الإنتاج:
إنتاج الكمية المطلوبة.
إدارة المبيعات: تعمل
على بيع الكمية المنتجة.
إدارة المشتريات:
تعمل على توفير الموارد اللازمة لعملية الإنتاج.
إدارة الأفراد: تعمل
على توظيف الأفراد وتدريبهم.
